社内でバックアップ用USBメモリーを紛失したとき

会社のパソコンに保存しているデータなどについて、パソコンがウィルスに感染したり、老朽化してデータが開けなくなることがあります。その時のために、データをバックアップしておく必要があります。一番簡単な方法は、USBメモリーに保存しておくことですが、会社によっては外部から持ち込みされたUSBメモリーを使えないようにしてあります。これは情報漏えいを防ぐために会社が行っているものですが、市販のUSBメモリーを社内のパソコンに接続するとエラー表示をさせ、使用できないようにあらかじめ設定しておくのです。でも一般的な会社では、そうも言ってられません。


ところで、そのUSBメモリーをどのように保管しておくかが問題です。個人的な経験を言いますと、データをバックアップしたUSBメモリーを、いつも右上段の引き出しの中に入れていたのです。引き出しに鍵はかけていませんでした。何カ月も何も問題はありませんでした。ところがある日、データのバックアップを取ろうと引き出しを開けてみたら、USBメモリーが失くなっていたのです。数日前にバックアップを取ったばかりでしたから、そのUSBメモリーは引き出しの中にあるはずだったのです。念のために辺りを探しても出てきませんでした。


もしかしたら、上司や社長が勝手に持ち出したのかと、社内の人まで疑う気持ちにもなりました。でも、USBメモリーに保存したデータというのは、日々の顧客とのやり取りや、契約書類などですから、本来は会社のものですし、見られても文句は言えませんが、やっぱり物が紛失するというのは気持ちの良いものではありません。紛失した事を聞くにも聞きづらく、社内で余計な騒ぎを立てることにもなります。

USBメモリーバックアップ保管場所

そこで、今後の対策としてどうすればいいのかと言うと、まず「引き出しに鍵をかける」ことです。これ、当たり前の事なんですが、忙しいとつい忘れてしまいます。その鍵は、また別の場所に隠しておくのです。これはみんなやっていますね。


次に、「セキュリティUSBメモリー」を使う方法です。このUSBメモリーを使用するためには、パスワードが必要ですから有効でしょう。もちろん保管には鍵をかけておきます。


次に、必ず「自宅に持ち帰る」という方法です。本来はあまり好ましくありませんが、でも会社の資料などをかばんに入れて持ち帰る人は多いですから、同じようなものだと思います。但し、USBメモリーを入れたかばんは絶対に失くさないようにしないといけませんね。


会社の中にはいろいろな人が居ますから、備品の保管には十分注意しましょう。